Inovações na Secretaria do CRF-MS garantem acolhimento e agilidade na tramitação de documentos
O Conselho Regional de Farmácia de Mato Grosso do Sul (CRF-MS) está inovando nas práticas administrativas relacionadas ao Departamento de Secretaria, responsável pelo primeiro atendimento dos farmacêuticos e empresas do setor.
Desde que o processo de inovação foi implantado, a equipe que atua no atendimento de pessoa física e pessoa jurídica para solucionar as demandas com maior brevidade possível dentro da legislação vigente. De acordo com o diretor Secretário do CRF-MS, Claudemyr Soares, “estamos realizando um trabalho eficiente neste setor administrativo que impacta no desenvolvimento dos profissionais e das empresas. Quanto mais agilidade na entrega das respostas, mais condições do estabelecimento farmacêutico funcionar gerando oportunidades nós teremos. É uma parceria que vem avançando a cada dia e percebemos os elogios dos profissionais diariamente”.
Confira a lista de avanços realizados na Secretaria do CRF-MS desde o mês de janeiro deste ano:
- Ativamos o funcionamento efetivo do sistema de pré-inscrição online tanto de pessoa física e pessoa jurídica;
- Aceleramos o sistema CRF-MS em Casa para agilizar a tramitação de documentos, onde já temos indicadores que comprovam a rapidez e também uma redução superior a 50% no volume de papel utilizado pela equipe, o que representa uma boa prática de sustentabilidade;
- Ampliamos a quantidade de colaboradores que atendem o sistema de WhatsApp. Atualmente são 4 (quatro) pessoas treinadas para dar andamento nas demandas, além de oferecer a todos o atendimento virtual com a Botica, que é a plataforma de atendimento com pré-perguntas;
- Definimos a nova tramitação de todos os processos administrativos de Secretaria via SEI – Sistema Eletrônico de Informações e para ampliar ainda mais a agilidade. E todos os processos que aguardavam as reuniões de plenário para a sua devida aprovação, conseguimos dar andamento até que os conselheiros se reúnam para os despachos finais, gerando economia de tempo e eliminando tarefas repetitivas;
- Organizamos no site as “Cartas de Serviços” com orientações simplificadas de todos os procedimentos de processos administrativos realizados pelo CRF-MS. Essa Carta de Serviços está disponível no site e na plataforma de atendimento virtual Botica (WhatsApp);
- Ampliamos o horário de atendimento telefônico e via Whatsapp/Site. Antigamente o horário era a partir das 12h00 chegando até as 18h00. Agora esse atendimento começa as 9h00 e segue até as 18h00. São 9 (nove) horas de atendimento direto;
- Para agilizar a liberação de processos administrativos de pessoa física e pessoa jurídica, reduzimos o tempo de espera para a atividade e agora tudo está mais rápido;
- Implantação em andamento da ferramenta DAP (Declaração de Atividade Profissional), a qual funcionará via CRF-MS em casa;
- Estamos testando e promovendo um estudo sobre as novas ferramentas administrativas do CRF-MS em Casa para analisar a implantação de novos procedimentos de desburocratização dos serviços oferecidos. Desta maneira, os atendimentos online devem ficar ainda mais rápidos e eficientes.
O Conselho realizou ainda uma agenda positiva com o “Regularize Farma”, que possibilitou que farmacêuticos e empresas do setor resolvessem pendências junto aos departamentos de Secretaria e Tesouraria. Foram três semanas de prazos com atrativos no corte de juros e multas para que todos ficassem em dias com as questões financeiras e administrativas.
“Comemoramos o primeiro semestre de gestão do CRF-MS com avanços significativos onde entregamos os resultados. Essas mudanças só foram possíveis porque a equipe se comprometeu e entendeu a necessidade de se colocar no lugar dos farmacêuticos e dos empresários do setor. As pessoas querem rapidez e agilidade dentro da lei e isso nós sabemos fazer. Estamos nesta parceria e o reconhecimento é geral nacionalmente pelo choque de gestão que conseguimos implantar dentro do nosso Conselho Regional de Farmácia de Mato Grosso do Sul”, reforça do diretor Claudemyr Soares.
Recentemente, no último dia 30 de julho, a equipe do Conselho, Douglas Duarte e Hillary Braga, ambos do Departamento de Secretaria, realizaram uma live para divulgar o “Pré-Cadastro Online de Estabelecimentos”, que é mais uma ferramenta que já está a disposição de todos dentro do sistema CRF-MS em Casa. A ferramenta agiliza a tramitação de documentos. Para assistir ao vídeo da live, basta acessar o canal do Conselho no Instagram (@crfms).
“É impressionante de como conseguimos avançar nos últimos meses conseguindo ter ao nosso lado os profissionais farmacêuticos de todos os municípios. Quem usa os serviços do Conselho está conseguindo perceber na prática os avanços. É isso que prometemos fazer quando assumíssemos a gestão e graças ao empenho de toda a equipe de colaboradores e empenho dos diretores essas conquistas e melhorias vão se tornando visíveis a cada dia”, afirma a presidente Daniely Proença.
Equipe CRF-MS comemorou “pendência zero”
O dia 12 de julho foi especial para todo o CRF-MS. Pela primeira vez, a equipe comemorou a meta de zerar a fila de empresas e pessoas que esperavam pela tramitação de processos. “Foi um dia especial onde não registramos nenhum processo parado aguardando atendimento, pois conseguimos não apenas colocar em dia, mas adiantar sua resolutividade. Isso é trabalho em equipe e ficamos história na gestão do CRF-MS com essa conquista. É para isso que estamos em constante alinhamento com as pautas da diretoria e com o sucesso do nosso expediente”, afirma Douglas Duarte, assessor de Gestão do CRF-MS.
Desafios continuam para manter a excelência no atendimento
O expediente do CRF-MS segue em ritmo acelerado todos os dias. Com um time engajado, o Conselho enfrenta periodicamente algumas adversidades para manter o bom funcionamento e oferecimento dos serviços, como é o caso da qualidade de sinal de internet disponível na região da sede.
“Temos que entender que algumas coisas não dependem do CRF, como uma queda de energia elétrica, rompimento de cabos de telefonia, queda de sinal de internet, entre outros fatores. Mas estamos preparando a equipe para se antecipar aos possíveis obstáculos e acelerar os atendimentos. Desta maneira, conseguimos cumprir bem antes do prazo o atendimento dos nossos farmacêuticos e dos empreendedores do setor”, conclui o diretor Claudemyr Soares, destacando que nesta gestão, os estabelecimentos também são tratados como prioridade dentro dos atendimentos.
