Neste mês de fevereiro, o CRF-MS completou um ano de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), uma moderna ferramenta de gestão de informação adotada pelo Conselho Federal de Farmácia e os Conselhos Regionais de Farmácia.

Desde sua implantação, mais de 6882 mil processos foram gerados, dos quais, 8% tratam-se de processos administrativos fiscais, 21 % processos financeiros e Contábil, 21% processos de normatização do plenário, oriundos dos processos de secretaria, 24 % processos de recursos humanos, 3% processos licitatórios e contratuais e 23% processos das demais demandas administrativas do Conselho Regional de Farmácia de Mato Grosso do Sul.

O CRF-MS é o primeiro conselho do país a receber o sistema implantado pelo CFF.

Com relação à natureza desses processos, a maioria diz respeito a demandas administrativas e de pessoal, gestão de contratos, registro de certificados e arrecadação e material.

A implementação do sistema vem apresentando resultados significativos para a autarquia, visto que, trata-se de um sistema de controle interno e gestão documental, que apresenta maior transparência, agilidade processual, economicidade, otimização de fluxos, além de contribuir para o projeto de sustentabilidade desenvolvido pelo CRF-MS desde 2019, sendo que os detalhes do projeto já foram apresentados ao CFF.

“No início, o sistema foi recebido com expectativa; após o treinamento, os colaboradores começaram a se adaptar, e atualmente já faz parte do dia a dia das atividades setoriais, tornando-se uma ferramenta bastante ágil e intuitiva. Essa plataforma está sendo amplamente utilizada e com certa destreza pela equipe do CRF-MS. O Sistema resultou em uma significativa diminuição do uso de papel e de todos os materiais de escritório.” Disse a colaboradora Valdiléia Barbosa, que coordena os trabalhos do SEI no conselho.

Cabe destacar que a esquipe do CRF-MS utiliza o SEI na gestão, assim como os farmacêuticos, utilizam o "CRF-MS em Casa" para se comunicar com o conselho.

Para o ano de 2025, o CRF-MS já deu início nos trâmites administrativos para oferecer os serviços de intimações eletrônicas, os quais, tendem a oferecer maior agilidade, eficiência e economicidade aos documentos que até então eram remetidos por meio de AR – EBCT.

Esse módulo tende a trazer aproximadamente 24 mil reais de economia em custos de correios e telégrafos, além da redução de papel sulfite.

Outrossim, para dar maior transparência dos atos normativos, desde novembro/2024, passamos a fazer as publicações de portarias, editais, contratos, ordens de serviços, deliberações, entre outros atos, diretamente no sistema de publicações SEI, além do Portal Transparência, garantindo assim, amplitude da publicidade dos atos aos cidadãos interessados.

Entenda o sistema SEI!

O SEI é uma plataforma destinada à produção e à gestão de documentos e processos eletrônicos, criada pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). Este sistema, adotado pelo CFF e CRF-MS é disponibilizado sem custos para a administração pública e foi selecionado como a solução para processos eletrônicos no projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN). Sua criação foi resultado de uma colaboração entre diferentes órgãos e entidades de várias esferas da administração pública, visando estabelecer uma infraestrutura pública para a gestão de processos e documentos administrativos eletrônicos. O SEI já está sendo adotado por diversos órgãos e entidades em diferentes níveis administrativos.

Seu objetivo é promover a eficiência administrativa, garantir a tramitação e a autenticidade dos documentos, proporcionar transparência e padronização dos processos administrativos, além de fortalecer o projeto de sustentabilidade trazendo a redução/eliminação de processos físicos e consequentemente redução de papel.

Breve histórico SEI / CRF-MS

A proposta de adesão e busca pela cessão de uso do SEI se deu em 2019, no entanto, somente em 2023, momento em que o CFF deu início ao processo de implantação, a expectativa aproximou-se da realidade e a equipe do CRF-MS movimentou-se de forma documental para garantir adesão ao sistema, adotado pelo CFF desde abril/23.

Toda a parte documental e estrutural de exigências foram atendidas para pudéssemos obter a aceitação da adesão.

Em 14/12/2023, durante a realização da última reunião plenária do exercício, o termo de adesão foi assinado e sua efetiva implantação ocorreu em 01/02/2024, mediante publicação da Portaria CRF-MS 03/2024, a qual instituiu o Sistema Eletrônico de Informações do Conselho Regional de Farmácia do Estado de Mato Grosso do Sul - SEI/CFF/CRF-MS como o meio oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos do CRF-MS.

Desde então, toda a equipe passou a utilizar o respectivo sistema de forma colaborativa e eficiente em busca de melhorias no desenvolvimento das atividades administrativas e de gestão.

O CRF-MS agradece o esforço do CFF na implantação do SEI nos conselhos regionais, uma vez que os dados são tratados de maneira mais rápida beneficiando os farmacêuticos, estabelecimentos de saúde e a população em geral.