O CRF-MS vem, ao longo dos últimos anos, investindo em ferramentas que possam proporcionar maior eficiência na gestão, controle de processos e maior agilidade nos trâmites documentais. As mudanças apresentaram um grande avanço na qualidade e agilidade dos serviços oferecidos pelo regional, melhorias visivelmente identificadas pelo sistema CRF EM CASA, atualmente oferecido aos inscritos.

Agora, o CRF-MS conta com um sistema de controle interno e gestão documental, com o propósito de promover melhorias nos serviços, maior transparência, agilidade processual, economicidade, além de otimizar os fluxos processuais.

O CRF-MS foi o primeiro regional do país a aderir ao SEI, um sistema desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades com vistas à promoção da eficiência administrativa. O sistema é cedido gratuitamente para instituições públicas e permite transferir a gestão de documentos e de processos eletrônicos administrativos para um mesmo ambiente virtual. O CFF (Conselho Federal de Farmácia) já usa o sistema. Nesta semana, integrantes do CFF estiveram na sede do CRF-MS para treinar os colaboradores e implantar a nova ferramenta de trabalho.

Integrante da Unidade Técnica de Gestão do SEI/CFF/CRFs, Eliane Silva explica que, futuramente, podem ser instalados novos módulos da ferramenta. “O CRF-MS foi o primeiro a concluir os requisitos e assinar a adesão ao SEI. Vai ser uma referência para o Sistema. Hoje, nove Regionais já preencheram os requisitos e o Amazonas será o próximo a ter a implementação. Futuramente, podem ser instalados novos módulos, que vão ampliar o uso da ferramenta”, explica.

Para a assistente administrativa do CRF-MS, Valdiléia Barbosa Rezende, o SEI traz muitos benefícios, inclusive para o meio ambiente. “São diversas as vantagens de utilizar o Sistema SEI. Dentre elas, destaco a maior agilidade e transparência na tramitação dos processos administrativos, proporcionando a tramitação simultânea em departamentos diversos, tornando mais ágil a comunicação e a tomada de decisões, rompendo com a forma tradicional de tramitação linear, limitada a forma física do papel. Vale ressaltar a importância do Sistema para o meio ambiente, uma vez que, após a adesão ao sistema, o uso de papel será consideravelmente reduzido, visto que tudo será realizado de forma eletrônica”, afirma

Um dos setores que mais deve ser impactado pela adesão ao SEI é o financeiro/contabilidade. Para a responsável pelo setor, Fátima Maria Lucas, a mudança só trará benefícios.

“Considerando as mudanças impostas pelo Governo Federal para os Órgãos Públicos e, com a implantação do projeto do e-social no CRF-MS, o SEI cria expectativas de ser uma ferramenta essencial para execução das atividades da Coordenação financeira e contábil em tempo real, garantindo, assim, para a sociedade mais transparência e mais agilidade na prestação dos serviços”, ressalta.

Histórico das últimas mudanças

Em 2014, o CRF-MS iniciou a preparação interna para implantação de um pacote de sistemas integrados, com o objetivo de proporcionar melhora significativa nos procedimentos de administração da base de dados cadastrais e financeiros dos usuários, dar acesso e acompanhamento direto aos principais serviços oferecidos pelo nosso órgão, além de garantir a efetiva fiscalização eletrônica móvel para inspeção de estabelecimentos e profissionais farmacêuticos (de acordo com a última resolução vigente do CFF) inscritos ou não no CRF-MS.

Dois anos depois, em 2016, foi efetivada a implantação dos sistemas SAGICON, CRF EM CASA E FEM, os quais vêm apresentando resultados significativos para a melhoria e maior agilidade dos serviços, bem como, acompanhamento dos avanços tecnológicos trazidos no decorrer do período.

“Além dos sistemas já existentes, há diversos outros procedimentos que o CRF/MS ainda requer melhoria, motivo pelo qual, desde 2019, buscávamos adesão ao SEI”, afirma a gerente executiva do CRF-MS, Cléa Cristina Amaral dos Santos.

Sobre o SEI

O objetivo do SEI é promover a eficiência administrativa, garantir a tramitação e a autenticidade dos documentos, proporcionar transparência e padronização dos processos administrativos, além de fortalecer o projeto de sustentabilidade trazendo a redução/eliminação de processos físicos e, consequentemente, a redução de papel.

Desde o início de 2023, momento em que o CFF deu início ao processo de implantação, a equipe do CRF-MS vem movimentando-se de forma documental para garantir adesão ao sistema.

Em dezembro de 2023, durante a realização da última reunião plenária do exercício, o termo de adesão foi assinado. Já nesta semana, o sistema está sendo implantado no CRF-MS, com acompanhamento direto na sede do Regional da equipe do CFF.

Nesse período, toda a equipe do CRF-MS, conselheiros, diretores, membros de comissões, que farão uso do sistema, têm acompanhado os treinamentos para construção dos fluxos processuais internos da autarquia.

Dentro da programação estabelecida, desde o dia 1° de fevereiro, o CRF/MS passa a fazer uso direto de diversos processos internos, exclusivamente pelo sistema SEI.

É válido salientar que os usuários dos serviços CRF-MS continuarão a fazer uso do CRF EM CASA. No entanto, processos anteriormente recebidos pelo sistema, com necessária tramitação de forma física, terão modificações internas.

Estas mudanças são para possibilitar ao CRF-MS promover a utilização de meios eletrônicos para a tramitação, análise e julgamento dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade, além de melhorar a gestão, otimizar fluxos de trabalho e racionalizar despesas administrativas, assegurando a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação.